privacyverklaring

VERKLARING BESCHERMING PRIVE-LEVEN RUGBYCLUB DIABOLOS VZW

1.Algemeen

Rugbyclub Diabolos hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je
persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over
hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te
waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. RugbyClub
Diabolos houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving,
waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als
GDPR, Verordening EU 2016/679).Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor
    deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven
    in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens
    welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
    verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen
    zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is
    voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je
    persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen
    respecteren.

Als RugbyClub Diabolos zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je
persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in
algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan
dit via onderstaande contactgegevens:RugbyClub Diabolos
Zetel: Egelvoortstraat 37; 2970 Schilde
Emailadres: ledenadmin@rcdiabolos.beDeze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden,
deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor
onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2.Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door RugbyClub Diabolos verwerkt ten behoeve
van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

    • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden
      (contractuele grond)
    • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en
      uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
    • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
      • Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
      • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,…
        (contractuele grond)
      • Medische gegevens (toestemming)
    • Het deelnemen aan competities en tornooien
      • Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
      • Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
      • Medische gegevens (toestemming)
    • Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
    • Promotie, PR en communicatie waaronder
      • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s
        (gerechtvaardigd belang)
      • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
      • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

3.Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen
en verwerken voor de volgende doelstellingen :

    • Identificatiegegevens : naam, voornaam
    • Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
    • ID-gegevens van de overheid : identiteitskaart- en Rijksregisternummer
    • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats,
      nationaliteit
    • Medische gegevens: chronische aandoeningen, allergieën, blessure
      historiek
    • Financiële bijzonderheden (betalingen, rekeningnummer, …)
    • Opleiding en vorming
    • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)
    • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op
verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en
contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de
informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm
van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4.Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien

  1. dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
  2. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
    • het opslaan en verwerken van gegevens in de gegevensbank van de
      federatie Rugby Vlaanderen via een beveiligde internet verbinding;
    • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
    • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via Arena en
      Rugby Vlaanderen)
    • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe
dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben
(via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).Deze partijen garanderen de beveiliging van je persoonsgegevens.

5.Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

  1. Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
    • Subsidiërende overheden (licentie nummer en woonplaats)
    • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten
      die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor
      deelnemerslijsten worden uitgewisseld zoals op jeugdtornooien), gegevens
      worden beperkt tot licentie nummers, naam en categorie.
    • De sportfederatie, zijnde Rugby Vlaanderen en Belgische Rugby Bond in
      beperkte mate (licentie nummer, categorie, geslacht, woonplaats, medisch
      attest zonder details)

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de
beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je
gegevens vertrouwelijk worden behandeld.Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit
wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel
of gerechtelijk onderzoek.Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde
partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor
commerciële doeleinden.Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier
toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden,
zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de
intrekking daarvan.Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de
Europese Economische Ruimte.

6.Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien
daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt :
identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

7.Bewaartermijn

RugbyClub Diabolos bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk
voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname
van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen
(o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel
verschillen.RugbyClub Diabolos verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden
dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking)

8.Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomenom persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens RugbyClub Diabolos van je gegevens kennis
    kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze
    systemen;
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze
    te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de
    bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt
    toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig
    hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9.Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou
betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of
onvolledig zijn.Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de
persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt
noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij
behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt
tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking
te stoppen.Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde
persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten
tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden
(via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten
overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je
rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan
voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij
vragen om je adequaat te identificeren.

10.Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over
de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons
op te nemen.Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij
de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

11.Wijzigingen aan onze privacyverklaring

RugbyClub Diabolos kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds
aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 01/08/2018…